Dişhekimliği, hasta bakımının her zaman öncelikli olduğu bir meslek olmanın yanı sıra bir iştir. Birçok muayenehanede, daha fazla sayıda hasta tedavi edilerek yahut daha uzun saatler çalışılarak değil çalışma sistemi düzeltilerek daha üretken olunabileceğine inanıyorum.
Üretimin arttırılması için genellikle hasta sayısının arttırılması ve hastalara daha estetik tedavi seçenekleri sunulmasının gerekli olduğu öne sürülmektedir. Bu, pratik bir çözüm olmakla birlikte tek çözüm değildir. Bir muayenehane yöneticisi ve danışman olarak, muayenehanenin çalışma sistemine ve performansına bakıyorum ve çoğu kez muayenehane içinde muayenehane keşfediyorum.
Bilgisayarların istatistikler ve hastaların ve tedavilerin takibi için etkin bir şekilde kullanılmaları önemlidir. Bununla birlikte, genellikle bilginin güncel tutulmaması ya da farklı ekip üyeleri tarafından birbirine uymayan kayıtlar girilmesi gibi olumsuzluklar da söz konusudur.
Nelere Dikkat Edilmeli?
Aşağıdaki konular üzerinde düşünmek ve her duruma çare bulmak için biraz zaman ayırın.
Gelinmeyen & Son Anda İptal Edilen Randevular
Zaman birimlerini izleyerek ve zaman birimlerine parasal değer vererek size ne kadara mal olduğunu hesaplayabilirsiniz. Daha sonra personelinizin iletişim becerilerini gözden geçirin.
Yapılan İndirimler & Değişken Fiyatlar
Dişhekimleri çoğu kez hastalarının ısrarları sonucu fiyatlarını düşürürler. Hastaların, borçlarından sorumlu olduklarının farkında olmaları gereklidir. Fiyatlarınızla övünün ve fiyatlarınızı hastalara etkin bir biçimde bildirin.
Gecikmiş Alacaklar & Borçluların Fazla Olması
Mali politikanızı tüm hastaların okuyabileceği şekilde, yazılı olarak,muayenehanenizde gözü çarpan bir yere yerleştirin. Mali konuları hastalarınızla özel bir mekanda görüşmeyi kural haline getirin. Ücretlerin tahsil edilmesi sorumluluğunu personel üyelerinden birine havale edin.
Tanı Konmuş, Tedavisine Başlanmamış ya da Tedavisi Bitmemiş Hastaların Takip Edilmesi
Tedavilerin takibinde bilgisayar kullanın. Telefon ya da mektup ile takibin sağlanabilmesi için tüm tedaviler randevu defterinde kayıtlı olmalıdır.
Hastanıza muayenehane politikanızı anlatın
Sigorta Şirketleri
Hastalar dental sigorta kapsamlarının çoğu kez klinik gereksinimlerini karşılamak için yeterli olmadığının farkında olmalıdırlar. Sigortaların tedavi tutarlarının tamamını kapsamadığını açıklayın.
Boş Geçen Randevular
Koruyucu dişhekimliği ya da periodontal tedavi randevularına gelmeyen hastaları belirleyin. Bu hastaların bir listesini çıkartıp ortalama ücretler ile çarparsanız binlerce dolar gelir kaybına neden olduklarını görürsünüz.
Yeni Hasta Kayıpları
Hastalarınızı elinizde tutabiliyor musunuz? Bir ya da iki randevunun ardından bir daha gelmeyen yeni bir hastanın sizin hastanız olmadığı açıktır. Muayenehanede yeni hastalara nasıl davranıldığını analiz edin. Yeni hastanın tekrar gelip gelmediği takip ediliyor mu?
Reddedilen Tedaviler
Muayenehanenizde reddedilen tedavilerin yüzdesini belirleyin ve hastaların tedaviyi kabul etmeme nedenlerini ekibinizle tartışın. Hastalar muayenehaneden tüm sorularına cevap almış ve bilgilendirilmiş olarak ayrılmak isterler. Önerilen ve kabul edilen tedavi oranlarını belirlemek için zaman ayırın.
Başarılı Bir Pazarlama Bütçesi
Pazarlama bütçeniz yatırımınızı geri döndürüyor mu? Hastalarınızın nereden geldiğini saptamak için bir plana gereksiniminiz var. Hangi tip hastaların dikkatini çekmeye çalıştığınıza karar verin ve size en uygun olan pazarlama fikirlerinin hangileri olduğunu belirleyin.
Zamanın Etkin Bir Biçimde Kullanılamaması
Personel üyelerinin kazanç sağlayacak belirli görevleriyle ilgilenmek yerine hastalar ve bir birleriyle ilgilenmeleri muayenehanede çok fazla zaman kaybına neden olur. Personelinizi hastalara nazik ve cana yakın davranmaları fakat aynı zamanda dikkatlerini vermeleri gereken bir görevleri olduğunu unutmamaları konusunda uyarın.
Uygulanacak tedavinin tahmini fiyatını belirtin
Bazı durumlarda çalışanlardan Her şeyi yapacak vaktin yok ki gibi yakınmalar işitiyorum. Bu, personel eksikliği olması durumunda, nadiren doğru olabilir. Bununla birlikte, aynı işi yapan çok sayıda çalışan bulunması durumunda çoğu zaman Bunun benim görevim olduğunu düşünemedim mazeretini duyarsınız. Anahtar, herkesin yapacağı işin ve sorumluluğunun belirlenmesidir.
Başarılı ve sistemleri %60 oranında etkin olan çok sayıda dişhekimi mevcut olduğunu biliyorum, fakat %85 oranında etkin olunması durumunda elde edilecek olan başarıyı düşünün.
Gelinmeyen & Son Anda İptal Edilen Randevular
Bu konu, çok sayıda muayenehane için problem teşkil etmektedir. Gelinmeyen ve son anda iptal edilen randevular, gelir kaybına neden olmakta ve son dakikada telaş içinde randevuları doldurmaya çalışan personelde hüsran yaratmaktadır. Hastalar randevularına gelseler de gelmeseler de dişhekimi personel maaşlarını ödemek ve genel giderleri karşılamak zorundadır, randevuya gelinmemesi yada randevunun son dakikada iptal edilmesi büyük bir kayba sebep olmaktadır. Hijyen randevularının doldurulamaması durumunda hijyenistler evlerine gönderilmekte ya da işe daha geç gelmeleri söylenmekte, bu durum onlarda da stres yaratmaktadır.
Bazen bir hastada programlanandan daha fazla işlem yapılması Grekli olabilir. Gelinmeyen ya da son dakikada iptal edilen randevular nedeniyle programda boşluk varsa, hekimin plan dışı olan bu işlemleri gerçekleştirmesi mümkün olabilir. Bununla birlikte hastalar programdaki değişiklik nedeniyle yapılacak olan ekstra tedavi konusunda bilgilendirilmemişse, ücretin tahsil edilmesi aşamasında problem ortaya çıkabilir. İki tarafın da üzülmesine sebebiyet verilmemesi için, gerçekleştirilecek olan ekstra işlem konusunda hastadan izin alınması ve hastanın o gün ödemesi gereken ücret hakkında bilgilendirilmesini öneriyorum.
Hastaların Bunu Yapmalarının Sebebi Nedir?
Hastalar randevularını neden iptal ederler ya da randevularına niçin gelmezler? Bunun çok sayıda nedeni vardır, diğer muayenehanelerde aşağıda sıralanan problemlerin tümü mevcutken sizin muayenehanenizde sadece bir tanesi söz konusu olabilir. Burada asıl olan, gelinmeyen ve son dakikada iptal edilen randevuların muayenehanede gelir kaybına neden olduğudur. Hastaların muayenehanenize gelmekten kaçınmasının nedenlerini ortadan kaldırmak konusunda politikalar benimsemeniz zorunludur. Bu nedenlerden bazıları:
– Hastanın ödenmemiş borçları bulunmaktadır ve bunu karşılayamamaktadır.
– O gün yapılacak olan tedavinin maliyeti konusunda hiçbir fikri yoktur ve nasıl ödeyeceği konusunda kaygılanmaktadır.
– Ne tip bir tedavi yapılacağı ve bu tedavinin niçin yapılacağından emin olmayabilir.
– Tedavinin ve/veya yarım kalan tedavinin önemi tam olarak açıklanmamıştır.
– Hasta sadece bir check-up olarak algılayarak önemsiz olduğunu düşünmektedir.
– Geçmişte muayenehanede bekletilmiştir. Çok yoğun olduğunuzu, gelmemesinin ya da randevusunun son anda iptal etmesinin sizi de rahatlatacağını düşünmektedir.
– Personelin iletişim becerileri zayıftır. Örneğin; kontrol randevunuzu teyit etmek içini aradık, gelemeyeceksiniz lütfen tekrar randevu almak için bizi arayın. Bu, hastalarınıza iletmek istediğiniz mesajın tam tersidir.
– Tekrar randevulaşmak önceden çok kolay mümkün olmaktaydı. Bu nedenle, kolaylıkla başka bir güne randevu olabileceğini bilmektedir.
Çözümler
Eğer hastalarınız randevularına uymamaya devam ediyorlarsa, ağız sağlıklarına ne kadar önem verdiklerini sorgulamalısınız. Siz ve ekibiniz aşağıdakileri gerçekleştirmek için vakit harcarken, randevularına uymayarak size para kaybettiren hastalara sahip olmak mı istiyorsunuz?
– Özellikle size borçlu olan hastalara muayenehanenizin politikalarını tanıtın. Her zaman nakit ödeme, çek veya kredi kartı gibi finansal seçenekler sunun.
– Her hastaya niçin tekrar gelmesi gerektiğinin, ne yapılacağının ve işlemin ne kadar süreceğinin açıklandığından emin olun.
– Hastaya, zaman bloğunun (başlama saati ve randevu süresi) tamamen ve sadece kendisi için ayrıldığını belirtin.
– Finansal yükümlüklerini bilmeleri açısından, hastalara uygulanacak tedavinin tahmini olarak fiyatını belirtin.
– Çözüm: Eğer hekim randevularının gerisinde kalmışsa, hastalara beklemeye veya yeni bir randevu alma seçeneklerini sunun. Unutmayın ki, eğer hastaların randevu saatlerine uymasını istiyorsanız sizde onların randevularına uymalısınız.
– Personelinizin hastalar ile konuşması için iyi bir yol ise: Bayan Smith, hekimimiz gecikme için özür dilememi istedi. Tahmin ettiğinden daha uzun süren komplike ve hassas bir işin tam ortasında. Dilerseniz biraz daha beklemeniz rica ediliyor, eğer bu mümkün değilse randevunuzu başka bir güne kaydıracağız. Hangisini tercih edersiniz.
– İki randevusunu kaçıran veya son anda iptal eden hastalara karşı katı bir tutum izleyin. Kısaca, yeni bir randevu için depozito ödemedikleri sürece başka bir randevu vermeyin. Bu depozitonun bir dahaki gelişlerinde uygulanacak olan tedavinin tutarından düşüleceğini belirtin. Ancak randevuyu kaçırdıkları takdirde bu depozito geri ödenmeyecektir. Tüm hastalarınızın geri ödenmeyen depozitin randevularını kaçıran veya son anda iptal eden hastalar için gerekli olduğu konusunda bilgilendirildiğinden emin olun.
Genel giderlerinizin saat başına düşen maliyetini biliyorsanız, kaçırılan randevuları toplayarak bunların muayenehanenize maliyetinin ne olduğunu bulabilirsiniz. Bu durumda, ekibinizle yapacağınız bir sonraki toplantıda kaçırılan randevuların azaltılması veya son anda gelen iptallerin önlenmesi için iletişim yöntemlerinin nasıl olması gerektiğini tekrar gözden geçirmek konusunda motive oldunuz demektir.
Anita Jupp
