Makale

Muayenehane Yönetimi 1

Okuldan mezun olduk ya da yıllardır özel sektörde çalışıyorduk ya da devlet memuruyduk. Artık kendimize ait bir klinik, muayenehane açmak istiyoruz. Hepimizin yapması gerekenler aynı aslında dikkatlice adım adım yapılacaklar bir lokanta, bir ayakkabı dükkanı, mimarlık ofisi ya da avukatlık ofisi açılışında yapmamız gerekenler ile aynı.

Kasım 20, 2007

Her şeyden önce ticari bir işletme sahibinde olması gereken ilk şey o kişinin girişimci olmasıdır. Herkes girişimci olamaz. Girişimci olacak kişinin diğerlerinden farkı risk almayı bilmesidir. Şayet kişi hayatını değiştirmek adına ticari risk almayı bilmiyorsa bence bir işletme sahibi olmamalıdır. Sahip olduğu konumu korumalıdır. Çünkü risk almayan kişiler ticaret ile uğraşamazlar. Girişimci kişi= risk seven kişidir. Bu temel üzerinde kişi karar verdiyse gelişmeler arkasından gelecektir.

Muayenehane açmaya karar vermek üzere iseniz lütfen bu yazıyı okumadan harekete geçmeyiniz. Hangi işletme olursa olsun küçük ya da büyük fark etmez; her işletmenin kuruluş aşaması bir dizi eylem ve karışık çalışmalar içerir. Konunun hukuksal, ekonomik, teknik ve finansal açılımları vardır. Her işletme sahibi öncelikli araştırmalar yapmadan alacağı kararların acı faturasını işletmesini ya da yatırımlarını kaybederek ödemek zorunda kalır. Başarılı olan girişimcilerin, başarı hikayeleri gazete ve dergilerde hep karşımıza çıkmaktadır. Ancak başarısız olanların oranı % doksanlarda olmasına rağmen onlarla ilgili yazılara hiç rastlanmaz. Onların hikayeleri sadece istatistiki olarak bizler gibi araştırmacıları ilgilendirir. Çünkü onların neden başarısız olduğunu bulabilirsek ve bilirsek onların başarısızlığından yola çıkarak gerçek başarı modellerine ulaşabiliriz. Yine araştırmalar A.B.D kurulan her işletmenin bir yıl içinde % 40nın battığını beş yıl sonra ise % 80 nin battığını bizlere bildirmektedir. Bu yüzden sizlerin atacağı ilk adımları çok dikkatli kullanmasını öneriyoruz.

Muayenehanelerimizin başarılı bir işletme olarak hizmet üretebilmesi, uzun yıllar ayakta kalabilmesi için kuruluş çalışmalarının muayene açma fikrimizden itibaren başlaması ve ilk hastamızı alıncaya kadar devam etmesi gerekir. Bu çalışmalara işletme kuruluş çalışmaları denir.

Kuruluş çalışması ile ilgili en temel kavram fizibilite araştırmasıdır. Fizibilite araştırması: Kesin yatırım kararı alınmadan önce, yapılması düşünülen yatırım ile ilgili ekonomik, teknik, finansal ve hukuki sorunlara ilişkin bilgilerin sistemli ve analize elverişli bir şekilde toplanması olarak tanımlanır. Sizlere kısaca temel işletme bilgilerini aktardıktan sonra diş hekimliğine yönelik bilgileri daha detaylı aktaracağım.

A-EKONOMİK ARAŞTIRMALAR; 1- Piyasa etüdü ve talep tahmini

2- Kapasite belirleme

3- Kuruluş yeri ve konumluluk yer şeçimi

1- Piyasa Etüdü ve Talep Tahmini: Amaç işletmenin üreteceği, pazarlayacağı hizmetlerin miktar ve niteliklerini saptamak, tüketicilerin sayılarını ve aradıkları hizmetlerin nitelikleri, satın alma güç ve arzularını belirlemektir. Piyasa etüdündeki hazırlanması gerekli bilgiler; üretim ile ilgili istatistikler, bölge insanın gelir düzeyi, sunulan hizmetlerin mevcut satış fiyatları ve maliyetleri, mevcut arz kaynakları, dağıtım kanalı yapısı, bölgesinin demografik ve epidemiyolojik yapısı, hükümetin verilen hizmetler ile ilgili politikası, ülkenin genel ekonomik durumu. Bu bilgilerin toplanması sayesinde talep tahmini yapılabilir.

2- Kapasite Belirleme: Kapasite basit olarak işletmenin elindeki üretim faktörlerini en iyi şekilde kullanarak yapabileceği üretim miktarıdır.

Teorik (Maksimum) Kapasite: Bir işletmenin sahip olduğu makine ve insan gücünün hiç aksamadan uzman yöneticilerin elinde yapabileceği en yüksek düzeydeki üretim miktarıdır.

Pratik (Normal) Kapasite: Olağan duraklamalar sonucu elde edilen ve teorik kapasitenin altında oluşan kapasite.

Fiili Kapasite: İşletmenin belirli faaliyet döneminde gerçekleştirdiği kapasitedir.

Optimum Kapasite: Birim başına sabit ve değişken giderlerin minimum olduğu kapasitedir.

İşletmeyi kurarken hedef optimum işletme büyüklüğü olmalıdır.

Maliyet ve giderlerin en düşük olduğu işletme büyüklüğüdür. Örneğin 400 yataktan sonra hastane işletmeciliğinde maliyetlerin arttığı gözlenmiştir. Ekonomik etüd çerçevesinde işletmenin büyüklüğüne karar verilir.

3- Kuruluş Yeri ve Konumluluk Yer Seçimi: Kuruluş yerinin belirlenmesinde genellikle maliyetlerin en düşük, karın en yüksek olacağı yerin belirlenmesi en temel kural olarak kabul edilir. İki aşamada seçilir önce bölge belirlenir. Sonrada bölge içinde bir nokta seçilir.

Kuruluş yerinin tesbitinde gerekli özen gösterilmemişse, başlangıçta iyi gibi gözüken yerler daha sonra değişen koşullar nedeni ile olumsuz bir duruma gelebilir.

B-TEKNİK ARAŞTIRMALAR: İşletme ile ilgili teknik uzmanlardan (inşaat mühendisi, mimar, teknik tesisatçılar, yapı denetim firmaları vb.) destek alınması gereken araştırmalardır.

C-FİNANSAL ARAŞTIRMALAR: İşletmenin ihtiyaç duyacağı sabit ve değişken sermayenin ne kadar olacağı ve bunun nereden temin edileceği (finansman kaynaklarının saptanması) gelir ve gider tahminlerinin hesaplanması, işletmenin karlılık durumu ile ilgili analizler yapılır. Dikkat edilmesi gereken unsurlar;

1- Karlılık

2- İşletmenin Borç Ödeme Yeteneği

3- Yarımın Ulusal Ekonomiye Sağladığı Katma Değer

4- İnsan Gücü Verimliliği Açısından Yatırımın Değerlendirilmesi

5- Sermaye-verim açısından yatırımın durumu

D-HUKUKSAL ARAŞTIRMALAR: İşletmenin ticari hukuk açısından ve mesleki açıdan hukuksal mevzuatın araştırılmasıdır. Yapılacak mevzuatlar işletmenin gerçek ya da tüzel kişiler üzerine açılacağı, mali konular ve yükümlülüklerin araştırılmasını içerir.

Yukarıda kısaca temel işletme bilgilerinden bahsettikten sonra muayenehane açmadan önce bir diş hekimi olarak bizlerin neler yapması gerekli onlara değineceğiz. Bir dizi sorular ve cevapları ile sizleri bilgilendireceğiz.

Muayenehanemizi Ne Zaman Açmalıyız?

Yeni mezun olmuşsanız en az 2 yıl tecrübeli bir meslektaşınızın yanında çalışmadan (erkekler askere gitmeden önce) muayenehane açmamalısınız. Tecrübe ve bilgi sahibi olunmadan tek başınıza kaldığınızda bilginiz olsa da, tecrübe eksikliği sizin kötü anlarla karşılaşmanıza sebep olabilir.

Mesleğe bizden önce başlamış ağabeylerimiz ve ya ablalarımızın yanında çalışarak onların tecrübelerinden yararlanabilir, kendinize bir model oluşturabilirsiniz. Özel hastane ya da polikliniklerde çalışarak hiç risk almadan ücretli çalışarak, okulda göremediğiniz vakaları görme şansına kavuşursunuz. Bir hocamızın söylediği gibi hastalık yoktur, hasta vardır cümlesi kulaklarımızdan hiç çıkmamalıdır. Muayenehanenizi açmadan önce kesinlikle tecrübe kazanmalısınız. En az 2 yıl bu arada hem tecrübe hem de ilk sermayeniz için finansman geliri kazanacaksınız. Belki bu 2 yıl sonunda kararınız bir işletme sahibi olmaktansa (girişimci) risk almadan gelecekte bir başkasının yanında ya da devlet kuruluşlarında ücretli çalışmayı tercih etmek olacaktır. Bu yöntem bir muayenehane açıp ta sonradan başkasının yanında çalışmaktan daha etkili ve mutlu bir yöntem olacaktır. Belki de yanında çalıştığınız ağabeyiniz ya da ablanız hekimliğinizden ya da başarılarınızdan memnun kalacak size bir ortaklık teklif edecektir. Bu yöntemde risklerin azaltıldığı bir işletme sahibi olmak için oldukça etkili bir yöntem olacaktır.

Muayenehanemizi Nasıl Açmalıyız?

İşletmenizi ortaklı mı yoksa tek mi açmayı planlamaktasınız? Bu soru da çok önemli siz eğer hayatınız boyunca ortak yapılan eylemlerden keyif alıyorsanız lütfen deneyin. Ancak kendinizi tanıyor ve ortak işlere yatkın olmadığınızı düşünüyorsanız. Ortaklı işlerden uzak durun. Her şeye rağmen ortaklık yapılarak kurulmuş klinikler, hekimler için çok büyük bir avantajdır. Takım çalışması size birçok avantaj sunacaktır. Yatırım maliyetleriniz, riskleriniz azalacaktır. Mesleki anlamda bir destekçiniz olacaktır. Özgürlüğünüz kısıtlanmayacak tatil ve eğitim için zamanınız olacaktır. hastalandığınızda sizin olmadığınız zamanlarda işletmenizin devamlılığı ortağınız tarafından gerçekleştirilecektir.

Muayenehanemizi Nerede Açmalıyız?

Ticaretle uğraşan ya da hiç uğraşmayan onlarca kişi sizin bu fikrinizi duyar duymaz, sizlere yardımcı olmak adına ama aslında sizin kafanızın karışmasına sebep olacak bir çok fikri sunacaklardır.Lütfen dikkatli olun! İstatistiklerden yararlanmalısınız. Objektif veriler sizi doğru tercihe yönlendirecektir. Tabiî ki tecrübeli işletme sahiplerinin fikirlerini dikkate almayı unutmamalısınız. Zamanı geldiğinde bilge kişilerin en büyük özlemi, bilgilerini aktarabilecekleri insanların etraflarında olmalarını istemeleridir.

Memleketime mi açsam?, Büyük bir şehirde mi ya da bir turizm beldesinde mi açsam, ilçede tek bir diş hekimi mi olsam, yoksa büyük şehirlerde merkezde mi olsam? Ya da hiç risk almadan muayenehane açmasam mı acaba?

Önce plan yapın aklınıza gelen her fikri kağıda yazın bir defteriniz olsun. Plan yapmak önemlidir. Hatta plan her şeydir bunu Japon bir meslektaşımdan öğrenmiştim. Plan her şeydir. Açmayı planladığınız bölgeden sonra o bölgede nokta tespiti yapmalısınız. Hangi bölgede açarsanız açın fark etmez, ilk kural bazı noktalara yakın açmalısınız. Banka, ptt, hastane, sağlık ocağı, lokanta, pastane ve diğerleri. O bölgenin en merkezi yerinde muayenehaneniz olmalıdır. Ticaretle uğraşan bir parfümeri dükkanı olan hastam yeni işletmesini açarken neden o sokağı tercih ettin diye sorduğunda benim unutamayacağım bir tespitini sizlere aktarmak isterim. O dükkanı kiralamadan önce bir hafta boyunca sokaktan gün içerisinde kaç insan geçiyor tespitini yapmış. İnsanları tek tek saymış. Karşısında banka-dönerci ve pastane olması da onun tercihinde öncelikli olmuş. Küçük bir parfümeri dükkanı ve doğal ticaret kuralı.

Mesleğimizde reklam imkanı olmadığına göre sizin yapacağınız. Kimsenin yapmadığını, düşünmediğini düşünüp, farklı bir yaklaşımla muayenehanenizi bir daha yer değiştirmeyi planlamadığınız en azından 5 yıllık süreçte bir yere açmalısınız. Sizi fark edebilecekleri bir giriş katı dükkan ya da birinci kat ama ikinci kat ya da daha yukarısı değil. Bu ilk aşamada yer ve konum açısından önemlidir. Muayenehanenizi bir dükkan olarak tutmuşsanız, insanlar gelip geçerken bile sizi fark edebilirler. Sadece dişleri ağrıdığında sizin işletmenizin bankanın yanında olduğunu doğal olarak hatırlayacaklardır. Önemli olan farklı yaklaşımlardır. Sizi diğerlerinden ayıran parmak izlerinizde olduğu gibi.

Asla çevrenize güvenerek muayenehane açmayınız. Yıllarca çevreniz varsa muayenehane açın dediler. Ben buna kesinlikle inanmayanlardanım. Ya hiç çevreniz yoksa. Çevreniz dedikleri kimler bir düşünün. Akrabalarınız ve onların çevresi mi? Yeni mezun birisine çevresi hemen gider mi acaba. Siz diş hekimi olmadan önce herkesin bir diş hekimi yok muydu? Neden ondan vazgeçsin sırf sizin çevreniz olduğu için mi? Ancak siz ondan farklı iseniz sizi tercih edecektir. Bu da öncelikli olarak fiyat, kalite ve işletmenizin ona sunacağı deneyimlerden ibaret olacaktır. Bu yüzden tecrübe edinmenizi en çok sizi yakından tanıyanlar yani çevreniz bekleyecektir. Bu doğrultuda çevrenize güvenerek yatırım yapmayın siz kendinize güvenin gerisi gelecektir. Muayenehanenizi açtığınızda kazancınızın çoğunluğunu sizi tanımayan, hastanız olan, sadece size güvenen kişilerden geldiğine inanamayacaksınız. İstatistiklerinizi saklayın ve bunu unutmayın. Muayenehanenizde ilk adım nerede olacağınıza karar vermenizdir. Çünkü diğer adımlar bundan sonra gelecektir.

Muayenehanemizi Hangi Bütçe ile Açmalıyız?

Plan her şeydir. İşletmenizi açmadan önce finansal planlar yapmalısınız. Kuruluş sermayesi ve işletme sermayesi sizin sermayenizi oluşturur.

Kuruluş sermayesinde;

– Klinik demirbaşları,

– Hasta bekleme odası dekorasyon

– Mutfak ve labratuvar demirbaşları,

– Çalışma ofisi demirbaşları, su, elektrik, telefon, muhasebe, vergi kayıtları, oda ve il sağlık müdürlüğü kayıtları, tesisat giderleri, sarf malzeme giderleri

İşletme sermayesi

– Her bir gider kalemi için en az 6 aylık nakit olarak bulunmak şartıyla

– Kira, sekreterin ücreti, diş hekimi hemşiresi ücreti, muhasebe, bağkur, ssk, elektrik-su-tlf, kullanılacak sarf malzeme

Bütün bu bütçe iyi bir planlama yapılmazsa sizleri ciddi sıkıntılar bekleyecektir. Bu giderlerin nerelerden karşılayacağınızı, bankalardan kredi kullanırken dikkat etmeniz gerekenleri, kredi geri ödem planlarınızı dikkatlice yapmalısınız. Çok çalışıp çok kazanmanıza rağmen öyle aylar gelir ki, ramazan ayı, okul açılışı, yaz tatili dönemi, kış aylarında odun-kömür alışverişleri hastalarınız size gelemez ve kasanıza hiç para girmemiş olur girenlerde sabit giderlerinizi karşılamış olur. Bu yüzden yıl içerisinde para kazanamayacağınızı düşündüğünüz aylar içinde finansal planlamalar yapmak zorundasınızdır. Hedef optimum işletme büyüklüğü ile optimum sermaye ve optimum risk olmalıdır. Aksi takdirde finansal stres sizi pençesine alır huzurunuz kaçar. Mesleğinizdeki finansal başarısızlığınız bütün yaşamınızı etkiler.

Muayenehanemizde En Az Kaç Kişi Çalıştırmalıyız?

Kurumsallaşma hakkında ileriki sayılarda size daha detaylı bilgiler verilecektir. Ancak bu yazımı da kısaca aktarmak isterim. Hedeflerinizi belirlerken şartlarınıza odaklanmayın. Düşleyin daima düşleyin. Zamanı geldiğinde düşledikleriniz gerçek olacaktır. farklı olmadıkça kazanamazsınız. Diyelim ki sizinle birlikte üç diş hekimi muayenehane açmış olsun, siz onlar gibi yapmayıp, iyi bir planla iyi bir sekreter (tıbbi sekreter üniversite mezunu ya da lise), bir hemşire (lise mezunu) işe aldınız. Onlar ise sadece her iki işi de yapan sekreteri işe aldılar. Eğer şartlar (kısmen) eşitse ve fiziki şartlarda eşit olursa kesinlikle siz kazanacaksınız. Bu yüzden ssklı bir hemşire ve sekreter çalıştıracak bütçeniz hazır olana kadar lütfen muayenehane açmayınız. Aksi takdirde kurumsallaşma unsurları olmadan sizin bir köle, hastalarınızın ise sahip olduğu bir sistemin içinde boğulur kalırsınız. Tıbbi sekreter hastanıza sizin planlarınızı ve ödeme konusunda ki mali bilgileri aktaran, hasta ile sizi para alışverişinden kurtaran, bankalara giden, sizin yönetim işlerinizi profesyonelce üreten bir yardımcı olacaktır. hemşireniz ise size klinikte yardımcı olan iki eliyle sizin mükemmel çalışmanıza imkan sağlayarak hastalarınıza farklı bir hizmet sunmanız için klinikte yardımcınız olacaktır. İnsan gücü planlaması da her diş hekiminin bilmesi gereken unsurlardır.

Muayenehane Açarken Hukuksal Sorumluluklarımız Neler Olacaktır?

1- Maliye

2- İl Sağlık Müdürlüğü

3- Bağlı olduğunuz oda

4- Bağkur ve SSK

5- Belediye

6- Elektrik, su, tlf Müdürlükleri

7- Şirket iseniz ticaret odaları

8- Bankalar (kredi kartı makineleri P.O.S cihazları için)

Yukarıda sayılan kurumlara olan sorumluluklarımızı unutmadan hareket etmeliyiz.

Tekrar söylemek isterim Plan her şeydir

MAHMUT DEMİRKAN, Diş Hekimi