Sağlık işletmelerinde malzeme yönetimi kavramı yeni olmasına rağmen bu kavramın tamda örtüşmesede devlet hastanelerinde ve özel hastanelerde satın almacılar ve stok kontrol uzmanlığı kavramlarına yakın olduğu söylemek uygun olabilir.
Ancak günümüzde tam anlamı ile sağlık işletmeciliğini uygulayan kurumlarda malzeme yönetimi ayrı bir uzmanlık alanıdır.Malzemelerinin alım sürecinde diğer disiplinler ile koordineli çalışan stratejik planlar ile kurumun en yüksek karını malzeme yönetimi ile düşünen birimlerdir.
Bu önemli kavramı küçük birer hastane olan kliniklerimizde nasıl kullanmalıyız.
Malzeme Yönetiminde ilk yapılması gereken stok sayımıdır.Stoğumuzda bulunan demirbaşlarımızı ve sarf malzemelerimizi bir liste ile tespit etmeliyiz.Demirbaş ve sarfmalzeme listeleri ayrı ayrı hazırlanılmalıdır.Bu listelere en küçük ayrıntılar bile yazılmalıdır.
Her malzemenin bir kod numarası ile tasnifi yapılmalıdır.Önce kod numarası sonrada ismi yer almalıdır.Büyük demirbaşlarımızı yıpranma paylarını hesaba katarak kliniğimizde faydalanma sürelerini hesaplamalıyız.Demirbaşları almaya karar verirken şirketimizde ki kalış sürelerine ve bu cihazların bize kazandıracaklarına ve geri ödeme planlarına dikat etmeliyiz.Bir cihazın kliniğimizdeki kalış süreleri içinde teknik bakımları, yedek parça ihtiyaçları dikkat edilmesi gereken ve yıllar içinde bu giderlerin artacağının bilinmesi ayrıca kliniğin genel giderlerinde ki payıda hesaba katılarak ilk alımların çok dikkatli yapılmasını beraberinde getirir.
Örnek verecek olursak; kliniğimize almayı planladığımız bir ünit için nelere dikkat etmeliyiz.
1-Garanti süresine(Yedek parça ve teknik servis)
2-Üretici yada ithalatçı firmanın geçmişine
3-Bir arıza halinde size gönderilern servisin hızına
4-Diğer kullanıcılardan aldığınız bilgiler doğrultusunda arızalanma olasılığına gibi
Demirbaşlarınızın kullanma talimatı her malzemenin yanında rahatlıkla bulunabilecek bir yerde olmalıdır.Kullanıcı personel her zaman ulaşabileceği yerde gerektiğinde bu talimatı okumalıdır.Aksi taktirde kullanma hataları yüzünden makineleriniz arızalanacak ve hatta garanti kapsamında kalacaktır.
Bu bağlamda her makinenin kullanma talimatı kolayca ulaşılabilinecek yerde olmalıdır.Her yeni personele bu talimata uygun makinenin kullanımı hakkında eğitimler verilmelidir.
Arıza olsun yada olmasın makinelerin yıllık yada altı aylık kontrollerinn yapılması gereklidir.Arabalarımızın yazlık ve kışlık bakımlarının yapılması gibi
,
Sarf malzemelerimiz bizim en çok tükettiğimiz ürünlerden en az atükettiğimiz ürünlere doğru bir sıralama içinde listelenmelidir.Malzeme listesi hazırlama aşamasında malzemeleri bölüm bölüm sınıflandırabilirsiniz.Örneğin cerrahi sarf malzemeleri yada protez sarf malzemeleri gibi.
Bu sınıflandırma bize sistematik olarak her ayrı listenin bütün içindeki ekonomik ve hacimsel boyutu hakkında bilgi verecektir.
He klinikte küçükte olsa bir depoya ihtiyacımız olacaktır.Öncelikle klinik depomuz olacak birde listesi.Ardından da kullandığımız malzemeleri içinde bulunduran klinik malzeme listesi.Depodaki ve klinikte aktif olarak bulunan malzemelerimizden bilgisayarımıza bakar bakmaz haberdar olabileceğiz.
Depodaki malzemelerimize pasif klinikte hali hazırda kullandığımız malzemelerimize de aktif malzemeler olarak görmeliyiz.Pasif ve aktif listelerimizi hazırlamalıyız.
Birde alış veriş yaptığımız firmaların depoları vardır.Bunlarda bizim büyük(Ana) depolarımız olacaktır.Sermayesi bizim olmayan ama bize ait olan depolar.O konu hakkında daha sonra bilgi vereceğim.
Bizim aktif ve pasif depolarımızda ne kadar malzeme var her ayrıntı ile tek tek uğraşarak bütün malzemeleri kod numarası ve miktarları ile birlikte tek tek sayarak kayıt altında tutmalıyız.
Malzeme aım sıralaması şu şekilde olacaktır.Önce aktif listede malzeme eksilecektir. Ardından pasif listeden malzeme aktife geçecek ve bu işlem yapılırken de pasif liste için aynı malzeme ana depodan yani firma deposunda sipariş edilecektir.Bu sipariş işlemi o malzemenin tüketim hızı ile doğru orantılı olarak miktar ve sipariş süresi ayarlanacaktır.Bu şekilde çalışıldığında sıfır stokla tam zamanında(Just in time!) malzeme yönetimi yapılmış olur.
Bizim bu yönetimimiz sayesinde gereksiz yere malzemeleri stoğumuzda bulundurmayız. Malzemelerimizin stok maliyetinide ortadan kaldırmış oluruz. Tam zamanında sıfır stokla çalışmak karlılığımızıda artıracaktır.
Bir diş hekimi arkadaşım ucuz olduğu için pamuk aldığını söylemişti.Pamukları bana gösterdiğinde şaşırmıştım.Çünkü depo olarak kullandığı odanın yarısı pamuk paketleri ile doluydu.Yıllık tükettiği pamuğu birlikte hesap ettikten sonra aldığı pamukları ancak 12 yılda tüketebileceğini hesaplamıştık.Pamuklara ödenen paranın fırsat maliyetini,stoktaki işgal alanı ve malzemenin daha kullanılmadan yıpranma payını yani raf ömrünüde hesaba katarak aslında bu alımda ilk başta ucuz olarak aldığı malzemeden aslında zarar edeceğini ve ettiğini her kes bu örnekle anlayacaktır sanırım
Böyle çok pamuk almamalıyız değil mi?
Karşımızda uluslararası profesyonelleşmiş pazarlama taktiklerini kullanan satış uzmanları bulunmaktadır.Onlar bize ihtiyacımızdan fazlasını satmak adına eğitim aldılar.Hatta ihtiyacımız olmayanları bile satarlar.Dikkat edilmesi gereken nokta akıllı malzeme yönetimidir.
Bir çok firma kampanya düzenler.Şu kadar ürün alana şukadarı bedava yada şu ürün hediye diye.Malzeme tüketim hızınıza ve aldığınız malzemenin raf ömrüne bir bakın alımlarınız dikkatli yapın.
Tam zamanında sıfır stokla çalışma (Just in time!);
