Muayenehanede mali performansın iyileştirilmesi için neler yapılabilir?

1.       Hasta başına düşen ortalama üretim

2.       Tahsilatlar

3.       Alacaklar

Hasta başına düşen ortalama üretimin saptanması, her randevuda gerçekleştirilen üretim miktarının kaydedilmesini ve her hasta randevusu için ortalama üretimin hesaplanmasını gerektirmektedir. Tahsilatlar APG’si, muayenehanenin bu üretimin karşılığını alıp olmadığını ölçmektedir. Başarılı bir muayenehane için %98.5 oranında bir tahsilat oranı önerilmektedir.

Alacak APG’leri, sadece tahsilat oranını ve geliri değil muayenehanenin genel karlılığını da etkileyen, karşılığı tahsil edilmemiş üretimi takip etmektedir. Bu alanlarda performansın iyileştirilmesi için muayenehanede ne tür faaliyetler gerçekleştirilmelidir?

Hasta Başına Düşen Ortalama Üretim

Hızlı bir tempo her zaman üretken bir muayenehanenin göstergesi değildir. Sabahtan akşama kadar hasta bakan bir dişhekimi başarılı olduğu duygusuna kapılabilir çünkü muayenehane daha fazla sayıda hasta kaldıramıyor gibi görünmektedir. Fakat hesaplanmış olan hasta başına düşen ortalama üretim miktarına ulaşılamaması durumunda hekimin muayenehanenin olabileceği kadar kazançlı olup olmadığını saptayabilmesi son derece güçtür.

Etkin bir muayenehane kapsamlı dişhekimliği hizmeti sunarak imkanları azami hale getirmelidir. Günde 30 hastanın tedavi edildiği ve hasta başına düşen ortalama üretimin sadece $125 (günde $3,750) olduğu bir muayenehane, günde 20 hasta tedavi edilmesine karşın hasta başına düşen ortalama üretimin $325 (günde $6,500) olduğu bir muayenehane için her yıl ilaveten $550,000 anlamına gelmektedir. Gelir ve kardaki bu çarpıcı farklılık, “yavaş” olan muayenehanenin daha kapsamlı dişhekimliği hizmeti sunmak için vakti olduğu gerçeğinden kaynaklanmaktadır. Muayenehanelerin hasta başına düşen ortalama üretim miktarını yükseltmek için izleyebilecekleri üç aşama şu şekildedir:

·          Her hastada periodontal sondalama, oral kanser fırça biyopsisi, kozmetik dişhekimliği değerlendirmeleri ve elektif işlemleri içeren kapsamlı bir ağız sağlığı muayenesi gerçekleştirin. Bu, dişhekimleri ve hijyenistler tarafından hastaların istifade edebileceği daha fazla sayıda dişhekimliği işlemi teşhis edilmesine yardımcı olacaktır.

·          Hasta çıkarlarına odaklanarak oluşturduğunuz tedavi seçeneklerini yazılı notlar şeklinde sunun.

·          Mümkünse hastalara tek bir seansta birden fazla işlemin gerçekleştirilmesi imkanını sunun. Tek seansta mümkün olduğu kadar fazla işlem yaptırmak daha uygun olacağından genellikle hastaların hoşuna gidecektir.

Tahsilatlar

Hekimler gerçekleştirdikleri iş karşılığında para kazanmak durumundadırlar. Bu, basit olmasına karşın işleyişi açısından birçok muayenehanede problem yaşanan bir durumdur. Tedavi için bir hastaya randevu verdiğinizde 30, 60 ya da 90 dakikalık bir zaman dilimini o hasta için bloke etmiş olursunuz. Muayenehanede hizmet verildiği sürece tedavi ile ilişki laboratuar giderleri ve genel giderler söz konusu olacaktır. Gerçekleştirilen bir işlem için ödeme yapılmaması durumunda, işlemin ücreti ve işlem gerçekleştirilirken ortaya çıkan giderlerin yanı sıra ödeme yapacak olan başka bir hastaya hizmet vererek sağlanabilecek gelirler de kaybolmuş olur.

Dişhekimliğinde tahsil edilemeyen gelir muayenehane için son derece önemlidir. Gerçekleştirilen işlemlerin ücretinin bir kısmının ya da tamamının hasta tarafından ödenmemesi tahsilat için çaba sarf edilmesini gerektirecek ve muayenehanenin karlılığını düşürecektir.

Levin Grubu tarafından gerçekleştirilen müşteri araştırmaları ile personelin harcadığı zaman, posta ücreti ve malzeme giderleri kombine edildiğinde bir hastaya bakiye bilgisi göndermenin masrafı ortalama olarak $4.50 olduğu gösterilmiştir. Hastanın 90 günlük bir zaman süresince borcunu ödememesi ve muayenehaneden her ay bakiye bilgisi gönderilmesi durumunda bunun masrafı her hasta için ilaveten $3.50’dır. Bu masraflar herhangi bir ücret alınmadan gerçekleştirilmiş olan tedavi ile kaybedilen gelir kaybına eklenmektedir.

Muayenehanenin tahsilat oranının yükseltilmesi için başvurulabilinecek dört aşama şu şekilde özetlenebilir:

·          Ücretler, ödeme seçenekleri ve tahsilat prosedürlerini kapsayan net bir mali politika belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Bu politikanın takip edilmeye başlanması durumunda, ekip tarafından her hangi bir anlaşmazlığın önlenmesi için muayenehanenin mali seçeneklerini ortaya koyan notlar kullanılmalıdır.

·          Tüm sigorta ödemeleri $10 fazlasıyla tahsil edilmelidir. Bu yaklaşım; sigorta tarafından yapılan ödemeden Sonra borç söz konusu olması durumunda, hastanın muayenehaneye değil, muayenehanenin hastaya borçlu durumda olmasını temin etmektedir. Sigorta ödemeleri tahsil edilmeden tedaviye başlanmamalıdır.

·          Ödeme programlarına tam olarak uyulmalıdır. Ödeme programları, ödeme planları ile karıştırılmamalıdır. Ödeme programları, hastaların tedavi sırasında yaptıkları ödemeleri göstermektedir. Hastaların ödeme şartlarına uyamamaları durumunda tedavi ertelenmelidir. Bu kulağa hoş gelmeyebilir fakat ödeme yapmadan tedavisi tamamlanan hastalar tahsilat konusunda büyük problem oluştururlar.

·          Programlanan şekilde ödeme yapmamaları durumunda randevularının erteleneceği konusunda hastaları nazik bir şekilde notlarla bilgilendirin. Borçlarının tutarları hastalara ekip elemanları tarafından en az üç kez bildirilmelidir. Hastaya muayenehaneden çıkarken basitçe bir kez söylemek etkili olmayacaktır.

Alacaklar

Levin Grubu tarafından hastaların %95’inin tüm borçlarını 60 gün içinde ödemeleri önerilmektedir. Ödeme ne kadar ertelenirse, tahsil edilmesi o kadar güç olacaktır. Aslında hastaların %70’inin ödemelerinin 30 gün içinde tahsil edilmesi hedeflenmelidir. Levin Grubu Metoduna göre, muayenehanenin mali istikrarının sürdürülmesi için alacakların bir aylık ortalama üretimi geçmemesi gerekmektedir.

Muayenehaneniz alacak miktarının yüksek olmasından dolayı zor durumda ise, bu problemin üstesinden gelebilmek için başvurabileceğiniz dört aşama şu şekilde özetlenebilir:

·          İlk randevudan önce ödemenin tamamını yapan hastalara %5 oranında indirim yapılmalıdır. Bu seçenek hem hastanın hem de muayenehanenin yararınadır.

·          Hastaların kredi kartı ile ödeme yapmalarına izin verilmelidir. Çok az sayıda hasta belirli dental prosedürler için nakit ödeme yapabilmesine karşın, kredi kartları sayesinde ödemenin tamamını tedaviden önce yapabilir ya da otomatik ödeme talimatı verebilirler. Bu seçenek ödemeyi daha kolay hale getirdiğinden hem hasta hem de muayenehanenin yararına olacaktır.

·          Hastalara ödemenin yarısını tedaviye başlanmadan önce, diğer yarısını ise tedavi tamamlanmadan önce yapma seçeneği sunulmalıdır. Ödemenin ikinci yarısı hastanın son tedavi randevusunda alınmalıdır.

·          Hastalara üçüncü şahıs finansmanı sağlanmalıdır. Finansman şirketleri, dental işlemlerin ödemeleri konusunda hastalara yardımcı olurken tahsilat külfetini de şirkete aktarmaktadır.

Özet

Hasta başına düşen ortalama üretim, tahsilatlar ve alacaklar muayenehanenin mali performans portresinin çıkartılmasında kullanılan üç önemli APG’dir. Bu APG’ler izlenerek ve etkin faaliyet adımları atılarak muayenehanelerin bu alanlarda büyük ilerlemeler kaydetmesi mümkün olabilir.

Roger Levin